Rent skrivbord?
Med rätt system är ordning på arbetsplatsen inget problem!
Erfarenheten visar det, cheferna kräver det och många undersökningar visar det mer eller mindre tydligt: arbetsplatsen bör städas upp med jämna mellanrum. Anhängarna av teorin att ett visst mått av ordning på skrivbordet definitivt främjar kreativiteten har inte fel. Men det är också sant att över en viss nivå av kaos är produktiviteten på arbetsplatsen allvarligt hämmad. Så från tid till annan måste även den vackraste kreativa oordning ge vika för en väl genomtänkt ordning. När det gäller ämnet "lite skrivbordsrengöring" rekommenderar experter en genomtänkt, svepande åtgärd.
Det är kul att börja nästa arbetsdag avslappnad och städat på arbetsplatsen. Det råder ingen tvekan om det. Men vad tycker du om att börja varje dag i ditt liv avslappnat, balanserat och harmoniskt?
Fyrfältsystemet för snabba framgångar
En sak är säker: lite städning ger inte ordning på arbetsplatsen och skjuter i bästa fall problemet på framtiden. Dessutom gör ett rent hörn inte en vettigt städad arbetsplats. Inte ens den värsta skrivbordsstädningen tar längre tid än tre timmar om den genomförs koncentrerat. Den bästa vännen och hjälparen är golvet framför skrivbordet - därför är det lämpligt att först dammsuga golvet runt arbetsytan. Därefter bör hela skrivbordet, dess lådor, underskåp och arbetsyta rensas eller rensas bort helt och hållet. Det är dock föga meningsfullt att ha alla sina tillhörigheter i en hand och sedan lägga tillbaka dem där de var.


Ett system med fyra fält hjälper till att sortera och kassera. Golvet runt arbetsplatsen är indelat i fyra imaginära fält som vart och ett har en betydelse: "Avfall", "Förflyttning", "Viktigt" och "Akut". På så sätt placeras varje föremål - från en enda post-it till en fickräknare - konsekvent i ett av dessa fält så att det senare kan läggas undan igen på ett meningsfullt sätt. Experter råder dig att tänka ut ett system i förväg, oavsett om det är från vänster till höger eller från utsidan till insidan - det spelar ingen roll. Huvudsaken är att varje pappersark, varje penna, varje fil och varje mapp avlägsnas från arbetsplatsen individuellt och endast plockas upp en gång. Det finns inga mellanliggande högar, det kostar bara tid. "Avfall" är självklart. "Vidarebefordran" samlar in allt som kan delegeras eller måste tas någon annanstans, till exempel till arkivet, tillbaka till biblioteket eller till bokhyllan.
Saker som måste läggas tillbaka i lådan eller på skrivbordet och tas om hand omedelbart efter en liten skrivbordsstädning hamnar i planrutan "Viktigt" för att städa upp på arbetsplatsen. Om du vill kan du utnyttja det faktum att du redan har tänkt på ämnet i fråga och skriva ner nästa steg på en post-it och klistra fast den. Detta sparar lite tid för vidare arbete, men var försiktig så att du inte tänker för mycket, bara ett eller två nyckelord och inga utstuderade romaner. "Akut" samlar saker som kan göras antingen omedelbart eller direkt efter städåtgärden och som tar mindre än några minuter: stämpla, underteckna och vidarebefordra ett brev, boka ett möte eller boka om ett möte, till exempel.
Så nu är det dags: Kvittot för gummibjörnar och hostdroppar? Skräp! Själva hostdropparna? Om de fortfarande är ätbara: Om de fortfarande är ätbara, skicka dem vidare - det vill säga ta med dem hem. Om de har en tråkig beläggning eller luktar konstigt: ta dem till kvittot. En biroll som inte längre fungerar och som du ville leta efter en ny påfyllning till: Slöseri. Mappen med idéer till nya projekt: Klistra fast en Post-it på den, skriv "Rensa ut!" på den och lägg den i fältet "Viktigt". En mapp där Post-it:n "Urgent" redan ser lite krispig ut? Läs det över och antingen vidarebefordra det, dvs. delegera det, eller lägg det i fältet "Viktigt".
När skrivbordsytan har rensats helt och hållet, lådorna rensats ut och arkivskåpet befriats från gammalt skräp är nästa steg städskåpet: alla ytor torkas av, datorn, tangentbordet och skrivaren dammas av och lådorna dammsugs. Det första som ska göras är att lägga tillbaka de saker som behövs varje dag på sin plats. Just det: på sin plats. Och det som inte har en plats får en eller ifrågasätts kort men häftigt: Behöver jag verkligen två hålslagare i olika storlekar, tre linjaler, uppskattningsvis 25 pennor och två pennkoppar för jobbet? De överflödiga sakerna hamnar tillbaka i depån eller, beroende på deras skick, i papperskorgen.
Därefter får suddgummi, högst fem blyertspennor och lika många kulspetspennor eller fineliners sin plats i den översta skrivbordslådan, anteckningsblocket flyttar intill telefonen och den olästa posten hamnar i en liten korg som tidigare fungerade som en depå för överraskningsäggfigurer, en depå för pappersklämmor och en mellanlagring för gratulationskort, och vars innehåll i stort sett helt och hållet har vandrat in i "avfallsområdet". Kort sagt: skrivbordet sorteras enligt gammal logik, men också enligt aktuella behov - så att det finns mindre tid för den besvärliga sökningen på linjen på jobbet. Soporna hamnar i soporna och de saker som ligger i "framåt"-fältet går till den plats eller person de behöver gå till. Är du klar? Ren? Grattis, uppdraget är slutfört.
ÅTTA-PUNKTSSYSTEMET FÖR HÅLLBAR ORDNING
Det är ett välkänt faktum att kaos på arbetsplatsen inte uppstår av sig självt, men det förökar sig i stor utsträckning. Den ena osköljda kaffemuggen blir snabbt till två eller tre - och var den fjärde kom ifrån är egentligen ingen aning. Den enda utskriften, som man borde ha ägnat mycket tid åt att läsa och göra något av, har sedan länge vuxit till en hög med dokument med liknande innehåll. Och lådan där man förvarar saker som man säkert skulle kunna behöva igen någon gång, men som man aldrig har behövt igen, kommer snart att brista i sömmarna.
Så även om du är en ordningsam person är det en bra idé att lägga till två datum per år i din kalender: "Liten skrivbordsstädning". Eftersom julen tenderar att vara stressig och januari mer avslappnad, är januari och juni ett bra val - om man tar itu med det i en sexmånadersrytm tar det inte heller så mycket tid.
Följande åtta punkter bör ändå tas till vara under hela året.
-
Lägg tillbaka saker och ting: Låt saker och ting leva på sin plats och lägg tillbaka dem efter användning.
-
Släng dem: Använd soptunnan omedelbart.
-
Gör anteckningar: Ett stort anteckningsblock i stället för många små anteckningar som på ett underbart sätt kan försvinna underlättar arbetet när telefonnummer ska in i adressboken på kvällen och möten snabbt ska in i rätt kalender.
-
Struktur: Samma arkiveringssystem på datorn som vid skrivbordet och samma struktur för både fysiska och digitala mappar hjälper till att hålla saker och ting permanent i ordning på arbetsplatsen och att hitta saker snabbt.
-
Hierarkisk arkivering: lägg de mest brådskande sakerna överst och de minst brådskande sakerna längst ner.
-
Håll ordning på kablarna: sortera trådarna och förvara kabelsalladen i lådor.
-
Tänk på räckvidden: Förvara saker som ofta behövs nära, saker som sällan används längre bort.
-
Städa upp på kvällen: Om du städar ditt skrivbord varje kväll kommer du att börja nästa arbetsdag mer avslappnad.
Varför ska jag skapa ordning på kontoret?
Du bör hålla ditt kontor snyggt för att du vill det. Men ofta märker du att du saknar motivation. Det finns två goda skäl till varför du bör städa upp.
-
Arbetsplatsen speglar ditt inre liv och berättar för din arbetsmiljö vilken personlighetstyp du är.
-
Chefer älskar prydligt städade kontor och arbetsplatser. Psykologen Cary Coopers undersökning visade att fyra av fem chefer väljer anställda som har ett städat skrivbord.
Kontoret fungerar som en projektionsskärm: många människor förknippar en stökig sekreterare med en instabil personlighet. Vi vet att det är nonsens att sätta kollegor i fackliga kategorier. Men vi tillbringar mycket tid på jobbet och kan inte undvika att personifiera vår arbetsplats. En växt eller två, bilder på familjen, choklad eller favoritboken på lunchrasten. Omedvetet avslöjar du mycket om dig själv i din arbetsmiljö. Kollegorna vet hur du arbetar, känner till dina preferenser och utifrån dina statussymboler bedömer de om du använder armbågarna för att nå toppen.
Att skapa ordning på arbetsplatsen är vettigt. Du har ett stort inflytande över hur du vill bli sedd av din omgivning.


Hur skapar jag ordning på kontoret?
Den snabbaste och enklaste varianten: Skaffa en rymlig kartong. Sopa in allt som ligger runt omkring i den. Torka av alla kontorsmöbler med en fuktig trasa. Ta först ut alla viktiga saker ur lådan och tilldela dem en plats. Sedan går du vidare med resten. Gör dig av med de saker som du inte längre behöver utan att blinka med ögonen. Et voilà: ett snyggt skrivbord! Ordning på arbetsplatsen! Ordning på kontoret!
Främjar ordning på arbetsplatsen koncentrationen?
Ett rungande ja. När du har gett din arbetsplats en grundlig rengöring kan du möta vardagens krav på ett mer medvetet och fokuserat sätt. Du undviker inre stress och sparar den viktigaste resursen i ditt liv: Tid.
Slutsats
Att skapa ordning på arbetsplatsen kan vara väldigt roligt när man förstår att det är man själv som drar i alla trådar. Du påverkar hur du uppfattas och vilka färdigheter som tillskrivs dig. Du får bättre koncentration och bättre tid. Du vinner livskvalitet. Övertygar detta dig?